Um novo jeito de alcançar metas e obter resultados ao longo de todo o processo produtivo está conquistando as empresas

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Em um mundo de mudanças organizacionais acontecendo em alta velocidade, as empresas esperam por execuções de projetos com entregas cada vez mais otimizadas para, principalmente, obterem resultados em curto prazo. Muitas organizações não dispõem de tempo para aguardar pela conclusão daqueles modelos tradicionais de gestão, nos quais se planeja e constrói tudo para, depois, entregar o produto.

Além disso, a falta de comunicação entre clientes e fornecedores, os diversos problemas de definição de escopo e os atrasos nas devoluções são fatores críticos para um mercado que precisa de velocidade para funcionar.

É nesse contexto que surgem as metodologias ágeis em gestão de projetos: elas simplificam a forma como os trabalhos são executados e acabam com as etapas de produção muito longas e sem entregas definidas que, muitas vezes, geram o desalinhamento entre equipe e cliente.

A metodologia ágil originou da Tecnologia da Informação (TI), indústria que demandava o desenvolvimento de métodos inteligentes e eficientes para contornar execuções de projetos que se estendiam por anos, durante um período em que muita coisa podia acontecer. Além de resolver os projetos de TI, a metodologia foi rapidamente adotada por outros mercados.

A nova menina dos olhos da gestão de projetos tem como foco: ciclos de desenvolvimento mais curtos; entregas bem definidas; melhoria contínua dos processos; e alinhamento da equipe. As vantagens são muitas, não só para a organização; entregar parte do projeto e já receber o feedback do que foi feito garante entregas futuras mais coerentes e a satisfação dos envolvidos.

“Projetos com entregas fragmentadas permitem adaptações mais rápidas e feedbacks ao longo do processo de desenvolvimento, que são ganhos para as empresas”, explica o administrador Robson Camargo, especialista em gerenciamento de projetos e professor do tema nas principais escolas de negócios do País, como a Fundação Getulio Vargas (FGV), Fundação Dom Cabral e a Universidade de São Paulo (USP).

A metodologia ágil também antecipa valor às empresas, segundo o especialista. Ele citou um exemplo para facilitar o entendimento: “o lançamento de um aparelho celular com 50 funcionalidades, sendo desenvolvido da forma tradicional, irá demorar aproximadamente 2 anos para acontecer. Com os métodos ágeis, a primeira entrega para o cliente será de forma rápida, com as principais funcionalidades; depois, uma nova versão é liberada, com mais 5 funcionalidades; mais pra frente, outra versão, com mais 10 funcionalidades; e, pouco a pouco, de forma incremental, a empresa vai lançando o produto e tendo ganhos com as versões dos aparelhos”, explica Camargo.

E completa com um alerta: “ser ágil é ter habilidade de entregar valor para os clientes. E dar mais valor à capacidade de adaptação a mudanças do que a elaboração de um plano perfeito é um desafio para as organizações. O que as empresas precisam é uma solução para seus problemas, e não somente projetos planejados e executados com extrema eficiência. É dentro deste cenário que devemos trabalhar, por meio de abordagens ágeis e modernas de gestão”.

Principais metodologias

Se não é possível desacelerar as mudanças, é necessário recorrer a metodologias ágeis para melhorar a produtividade. Segundo o especialista Robson Camargo, as principais abordagens devem ser escolhidas pelo teor do projeto e em organizações que permitem entregas fragmentadas.

“O mercado da engenharia é um exemplo de organização que dificilmente conseguirá fazer entregas fragmentadas. As partes de uma ponte não são lançadas separadamente. É necessário fazer todas as pilastras e a pista que liga de um ponto ao outro para depois fazer o lançamento da ponte”, exemplifica Camargo.

Ele faz um lembrete sobre o processo de implementação das metodologias: “é necessário capacitar as pessoas que irão orientar a equipe e servir de guias da mudança. E migrar, aos poucos, do processo tradicional para o ágil, para não existir dificuldades e resistências”.

SCRUM

A origem do nome já é a dica sobre como funciona o método. Scrum é um termo usado no rugby, esporte originário da Inglaterra, em que alguns jogadores se reúnem para repetir uma jogada.

A metodologia Scrum também repete processos. Primeiro, é necessário ter ampla compreensão sobre a equipe e papeis bem definidos para cada um. Nesse método, o responsável pelo projeto é quem determina, junto ao seu time, o que deve ser feito. É criada uma lista por ordem de prioridades e as tarefas são distribuídas por sprint, ou seja, o tempo determinado para executar uma tarefa.

Ao final de cada sprint, a equipe faz uma revisão do que foi desenvolvido para validar se há algo que precisa ser refeito ou adaptado. Depois, o próximo sprint é iniciado e repete-se o processo, com entregas constantes, até ser concluído.

LEAN

Seu conceito, que pode ser traduzido como enxuto, é o foco do método. Nascida nas fábricas japonesas de automóveis que queriam ser mais produtivas, a recomendação da metodologia é eliminar de forma eficiente todos os desperdícios durante a execução de um trabalho. Com essa abordagem, torna-se fundamental avaliar os procedimentos executados em todos os setores da organização, reduzir custos, diminuir a complexidade das tarefas, melhorar as entregas, aumentar a produtividade e compartilhar informações.

Ao estruturar o projeto, o método também recomenda a troca de informações com potenciais usuários, compradores e parceiros para a obtenção de outras opiniões.

KANBAN

Kanban, que significa placa em japonês, é uma metodologia criada pela empresa japonesa Toyota para sinalizar as etapas do processo de fabricação de seus veículos e prever a falta de peças no estoque. Deu tão certo que viralizou.

Seu método é simples, especialmente para quem gosta de checklists. É recomendada a criação de um quadro físico ou virtual, com três colunas: “para fazer”, “fazendo” e “feito”, para a equipe preencher. Assim, a visualização do que está sendo desenvolvido é facilitada.

SMART

A metodologia Smart é utilizada para equipes com dificuldades de traçar metas e criar objetivos atingíveis. Para utilizá-la, basta ter em mente os princípios que são indicados por cada uma das letras do nome Smart.

S – Specific: escrever metas claras e específicas. Abordar um ponto de cada vez e não abrir margem para interpretações equivocadas.

M – Measurable: a meta precisa ser mensurável e quantificável. Estabelecer objetivos exatos e numéricos que possam comprovar o alcance da meta.

A – Attainable: Os objetivos a serem definidos devem ser alcançáveis, levando em conta o tempo estabelecido e as condições organizacionais.

R – Relevant: metas relevantes são fundamentais. Não adianta ter metas atingidas se elas não gerarem impacto.

T – Time-related: é importante determinar o prazo máximo para o objetivo ser alcançado. Dessa forma, as procrastinações são evitadas e a equipe consegue mensurar se atingiu a meta ou não.

Origem da abordagem (Box para ser usado nas primeiras páginas da matéria)

Tudo começou em 2001, quando um grupo de programadores norte-americanos lançou um documento denominado Manifesto Ágil. Nele, eles pregaram uma metodologia de gerenciamento de projetos, com o objetivo de satisfazer os clientes com entregas mais rápidas e frequentes, de partes ou versões do produto, conforme as necessidades solicitadas.

Foi a partir do Manifesto que surgiu a abordagem das metodologias ágeis com as seguintes características:

– Comunicação: mais indivíduos e interações. Menos processos e ferramentas.

– Praticidade: mais softwares em funcionamento. Menos documentações abrangentes.

– Alinhamento de expectativas e colaboração: mais colaboração com o cliente e membros do projeto. Menos negociação de contratos.

– Adaptabilidade e flexibilidade: mais adaptabilidade às mudanças. Menos “seguir um plano”.